בתור בעלי עסקים, אנחנו נחשפים להרבה באזוורד: סטוריטלינג, קהילה ועוד. אחת מהן היא אוטומציה. מושג שיכול להשמע מאד מפחיד, אבל למעשה כשמכירים אותו – זה אולי החבר הכי טוב של בעל עסק. אז מה זה בעצם אומר בעצם אוטומציה לעסק והאם אני צריך את זה?
אז דבר ראשון, ככל הנראה יש לך אוטומציה בעסק. ויותר מאחת! את האוטומציות ניתן לחלק ל-2: אנושיות ומכניות. על האנושיות אנחנו אפילו לא חושבים, אבל הם שם איתנו: התיישבתי מול המחשב – אני בודק את האימייל. קבענו פגישה עם מישהו בטלפון? אנחנו מכניסים ליומן. יש אינספור דוגמאות. הבעיה עם האוטומציות הללו היא שהן לא בדיוק אוטומטיות כמו שהן אינסטנקטיביות ולכן קשה לסמוך עליהם. כאן נכנסות לפעולה האוטומציות הדיגיטליות.
גם כאן, אני בטוח שכבר השתמשת בכמה בלי שחשבת עליהם ככאלה: הודעה "אני בחופשה" בג'ימייל (ממש מקווה שיש לך זמן לחופשות בלו"ז!), אישור הרשמה שנשלח לנרשמים לרשימת תפוצה, קבלות על תשלום ועוד. בסופו של דבר, אוטומציה היא דרך שלנו להגיד למחשב – כל פעם שמשהו קורה, תעשה משהו אחר. הסוד הוא בתכנון ובדיוק.
איך זה עובד?
רוב האוטומציות מתבססות על תקשורת בין שירותים שונים. הדבר נעשה הודות ל-API שפירושו Application Programming Interface או ממשק תכנות יישומים בעברית. כששירות אחד למשל ג'ימייל חושף את ה-API שלו הוא בעצם אומר לכל מי שרוצה איך אפשר לתקשר איתו בצורה מכנית ולא אנושית. כי הרי רוב האפליקציות שאנחנו משתמשים מבוססות על ממשק משתמש. אבל מאחורי הקלעים יש מלא תתי שירותים שעובדים ברקע ומביאים את המידע עלינו ומאפשרים לנו לעשות פעולות.
אז כשחברה "חושפת" את ה-API שלה היא בעצם מאפשרת ליוצרי אפליקציות אחרות לתקשר איתה בצורה לא אנושית – מה שיוצר אוטומציות. היום יש הרבה כלים בשוק שבעצם מאפשרים לאנשים שלא יודעים לתכנת (No code) להפעיל את ה- API הללו פשוט על ידי הגדרת פעולות ויצירת תרחישים. זה דורש הרבה מחשבה לוגית (מה קורה אם וכש) וגם להבין איך הדברים בנויים (מה זה משתנה למשל) אבל זה מפשט את התהליך. גם מישהו כמוני שיודע לתכנת במספר שפות, אני עדיין מעדיף בסופו של יום להשתמש במשהו פשוט יותר שמישהו אחר – מנוסה יותר – בדק ובנה. אם כי הידע שלי בתכנות עוזר לי בלהבין את הלוגיקה ולתכנן פתרונות מורכבים יותר.
דוגמאות לאוטומציות
שמירת קבלות למחשב
אני משער שאם אשאל בעלי עסקים רבים מה הדבר הכי מעצבן אותם אז רובם יגידו טכנולוגיה. ומי שלא מדרג אותה במקום הראשון בטח מדרג הנהלת חשבונות. בירוקרטיה היא דבר מעצבן, וכזו הקשורה לכסף על אחת כמה וכמה. מצד שני, זה גם די חובה להגיש דו"חות לרשויות ואם לא נרכז הוצאות, אנחנו נשלם סכומי מס גדולים מאד. לשמחתנו ניתן להשתמש בכמה כלים כדי ליצור אוטומציה שתעזור לנו בנושא. זה יכול להיות חינמי ובצורה פשוטה רק עם גוגל שיעביר את כל המסמכים לתיקייה מסויימת ואנחנו ניגש אליה פעם בחודש. ניתן לשלב עם כלי כמו זאפייר כדי לשמור אותם לכונן דרייב ומי שממש מתקדם יכול אפילו ליצור טבלה של הוצאות בגוגל שיטס.
לצערי עוד אין אוטומציה לקבלות ידניות/פיזיות, אבל יום יבוא, יום יבוא.
יצירת רשימת הוצאות
יצירת כרטיס לקוח
אחד הדברים הכי חשובים לנו בעסק זה לקוחות. אולי הדבר הכי חשוב, לכן כדאי שנדע כמה שיותר מי הם, מה קורה איתם וכו'. לכולנו יש מערכות ניהול לקוחות. בין אם זה מחברת פיזית בה אנחנו כותבים פרטים, פתקיות וירטואליות, אקסל או מערכת ייעודית לכך (CRM – Customer relationship management). לכל אחד יש שיטת עבודה, שלעיתים נגזרת מהכלי ולפעמים מכריעה באיזה כלי נבחר. חשוב שיהיה לנו מקום שמרכז את הפרטים של הלקוחות כדי שנוכל לעשות מעקב: מתי לדבר איתם, מתי לדלוור להם, וגם מתי לגבות תשלום. אחת האוטומציות שאני משתמש בהן היא ליצור כרטיס לכל מתעניין (ליד) מהאתר שלי – לא משנה איך הוא יוצר קשר: משאיר פרטים באתר, קובע פגישה ביומן ועוד. כל פנייה חדשה יוצרת לקוח חדש. בעבר זה היה ב-גוגל שיטס וכיום זה באיירטייבל.
האוטומציה הראשונה שלי
היתרון באוטומציות טכנולוגיות היא שהן יכולות לעשות את מה שאנחנו יודעים רק בצורה מהירה, מדוייקת ויעילה ביותר. כל אחד יכול לכתוב אוטומציה! פשוט לכתוב על דף את ההוראות, משם הדרך ליישום היא רק תלויה בהכרת הטכנולוגיה.
אני מזמין אותך לחשוב על איזו אוטומציה חסרה בעסק שלך – ויחד נמצא דרך ליישם אותה. ואם מעניין אותך מדריכים לכל האוטומציות הללו, אפשר להרשם לקבל עדכונים על פוסטים חדשים בבלוג.
